PC/MacでTodoistのカスタムフィルター機能を使い倒すためのワザ

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こんにちは。@yoshichihaです。

毎日仕事にプライベートに、便利にTodoistを使っています。

Todoistは、フィルター機能が便利なのがポイントのひとつなのですが、そのフィルターをさらに便利に使うワザをご紹介します。

便利なTodoistのフィルター

Todoistには、タスクのフィルター機能があり、プロジェクトやラベル、期限などでタスクを抽出することができます。

Todoist フィルター

ざっくり言うと、こんなことができます。

  • タスクの期限でのフィルタ
  • 属するプロジェクトでのフィルタ
  • 自分に割り当てられたタスクのフィルタ
  • ラベルでのフィルタ ※プレミアムのみ
  • 上記の組み合わせを演算子で指定したフィルタ ※プレミアムのみ

このなかで特筆すべきは、演算子を使ったフィルタが使えることです。
プレミアム版の機能ではありますが、これめっちゃ便利。

フィルターの使用例

Todoistのフィルターは、画面上部の検索窓です。

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ここに、フィルターの条件を入力することで、条件に合ったタスクを抽出することができます。

その日の仕事のタスクのみ表示するフィルター

僕はプライベートのタスクも仕事のタスクも、ひとつのTodoistアカウントに入れているのですが、プロジェクトを分けて管理しています。

なので、例えば、会社でTodoistを使うときは、こんなフィルタ条件でタスクを見ています。

p:work & (today | 期限切れ)

どういう意味かというと、

  • “p:work”→”work”というプロジェクトに属するタスク
  • “today”→期限日が今日のもの
  • “期限切れ”→期限切れのもの

となり、さらに、”&”はAND条件、”|”はOR条件、”()”は条件のグループなので、全体としては、

workのプロジェクトのタスクで、期限が今日、あるいは期限切れのもの

という意味になります。

workというプロジェクトに、仕事のタスクを入れているので、このフィルターで見えるタスクを完了にすれば、その日の仕事は終わり、ということですね。

今後1週間のタスクを見るフィルター

さらに、これから1週間の見通しを立てたい場合は、こんなフィルターを使います。

p:work & 7days & !p:Routine

“7days”はそのとおり、これから7日間のうちに期限を迎えるタスクという意味ですが、ポイントなのは”!p:Routine”というキーワードです。

“p:Routine”は先ほどと同じく、「Routineプロジェクトに属するタスク」、という意味ですが、”!”がつくと、NOT条件になります。
すなわち、「Routineプロジェクトに属さないタスク」ですね。

なので、全体としては、

workのプロジェクトのタスクで、期限がこれから7日間で、さらに、その中でRoutineのプロジェクトのタスクを除いたもの

ということになります。

僕は毎日のメールチェックや、勤怠入力など、毎日のルーチンタスクを、リピート設定した上でRoutineというプロジェクトに入れています。

そのRoutineプロジェクトはworkプロジェクトのサブプロジェクトになっているので、単純にp:workでフィルターすると、「メールチェック(朝)」などのタスクも拾われてしまいます。

見通しを立てるためにタスクを眺める際には、そういったルーチンタスクは見えないほうがすっきりするので、除外条件をつけているというわけです。

ユーザー辞書と組み合わせてフィルターを便利に使う

さてこのフィルター機能ですが、いちいち検索窓に”p:work”みたいな文字を打ち込むのはさすがに面倒。

そこで、サクッとフィルターを切り替えるために、僕はユーザー辞書(Google日本語入力)にフィルターの文字列を登録しています。

Google 日本語入力

たとえば”ぃ”(li)と打つと、”p:work & (today | 期限切れ)”に変換されるという感じです。

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Todoist自体のショートカットで、”/”を打つと、検索窓にジャンプするので、タイピングとしては、

“/” → “li”

と打てば、”p:work & (today | 期限切れ)”のフィルターでタスクが抽出されるというわけです。

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いちいちマウスやトラックパッドに手を動かしたくないという方にはオススメです。

Chrome Keyconfigとの組み合わせでさらにショートカット

さらに、ブラウザでTodoistを使っている場合は、Chromeの拡張機能Keyconfigを使うことで、フィルター条件をショートカットキー一発で開くこともできます。

というのも、フィルター条件はURLと連動しているのです。

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Keyconfigを使って、フィルターに対応するURLをキーボードショートカットに登録しておけば、一発でフィルター適用後の画面を開けるのです。

こんな感じですね。

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Keyconfig自体、玄人向けのツールではあるので、使い方にコツは要りますが、うまく使えば、だいぶ効率が上がります。

さいごに

演算子を使ったフィルタは、プレミアム版でしか使えませんが、かなり柔軟に条件を設定できるので、とても重宝しています。

PC/MacのブラウザでTodoistを使うことが多いという方には、間違いなくオススメです!

なんといってもキーボード上で処理が完結しますからね。そういう小さな効率化の積み重ねが大事です!

ではでは!

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カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス